Kota Cirebon – Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip (PPA) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cirebon telah menyelesaikan kegiatan pemulihan arsip yang terkena rayap milik Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Cirebon.
Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya perlindungan dan penyelamatan arsip agar informasi yang terkandung di dalamnya tetap terjaga dan dapat dimanfaatkan sebagai bukti akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.
Proses pemulihan arsip dilaksanakan selama lima hari. Setelah kondisi fisik arsip berhasil ditangani, kegiatan dilanjutkan dengan identifikasi dan penyusunan daftar arsip sebagai bentuk pengendalian arsip pascapemulihan. Dari keseluruhan proses tersebut, sebanyak 5 box arsip berhasil diselamatkan.
Sebagai tahap akhir, Bidang PPA menyusun daftar arsip serta Berita Acara Serah Terima sebelum menyerahkan kembali arsip hasil pemulihan kepada Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Cirebon. Penyerahan ini dilakukan agar arsip dapat kembali disimpan dan dikelola oleh unit pengolah sesuai ketentuan pengelolaan arsip dinamis.
Kegiatan ini juga menjadi momentum untuk mengingatkan pentingnya penerapan langkah-langkah mitigasi dalam pengelolaan arsip. Penggunaan lemari arsip berbahan besi yang memenuhi standar kearsipan lebih direkomendasikan dibandingkan lemari berbahan kayu karena lebih aman dari risiko serangan rayap dan pertumbuhan jamur. Selain itu, pengelola arsip perlu melakukan pemeriksaan kondisi arsip secara berkala, melaksanakan pengendalian hama melalui fumigasi atau kamperisasi sesuai kebutuhan, serta melakukan monitoring kondisi ruang dan depo arsip secara rutin.
Tidak kalah penting, setiap perangkat daerah diharapkan memastikan seluruh arsip telah didata dan memiliki daftar arsip. Dengan tersedianya daftar arsip yang akurat, proses identifikasi, evakuasi, dan penyelamatan arsip dapat dilakukan secara lebih cepat, tepat, dan efektif apabila terjadi keadaan darurat maupun bencana.
Melalui kegiatan ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cirebon terus berkomitmen meningkatkan kualitas perlindungan dan penyelamatan arsip, sehingga arsip sebagai memori kolektif, sumber informasi, dan bukti autentik penyelenggaraan pemerintahan tetap terjaga keberadaannya untuk generasi sekarang maupun yang akan datang.
